Les eines de licitació electrònica integrades amb la Plataforma de Serveis de Contractació Pública, que el Consorci AOC implanta al món local i a les universitats, estan dissenyades per a la tramesa i recepció d’ofertes electròniques, però no constitueixen un dipòsit de la documentació que les composen, la qual ha de ser descarregada i guardada pels òrgans de contractació, als seus gestors d’expedients.
En aquest sentit, l’esborrat de la documentació que composa les ofertes es realitza, per part del Departament d’Economia que les gestiona, de forma automatitzada i periòdica, una vegada transcorreguts dos mesos des del perfeccionament del contracte. És a dir aquelles que faci dos mesos, com a mínim, que han publicat:
- Formalització.
- Adjudicació amb la marca “Finalitzar l’expedient” en les dades bàsiques.
- Adjudicació com a deserta.
Així, s’esborren d’aquests expedients a PSCP, tots els documents que composen les ofertes, els documents enviats en els requeriments de documentació i els fitxers que genera l’eina (com resums i justificants).
Es conserven els registres de les ofertes en les bases de dades, els registres de l’eina d’auditoria relacionada amb les ofertes i les plantilles de documents requerits.