El licitador debe definir una palabra clave para cada sobre cifrado que presenta a través de Sobre Digital (el Sobre A no requiere esa definición). Esta palabra clave se solicita para poder dar acceso a la apertura de la documentación presentada.
Para requerirlas, el órgano contratante (uno de los custodios definidos en la configuración de la licitación) debe realizar la acción de pedirla a través de la herramienta de apertura de Sobre Digital. Esta acción envía un correo a los licitadores que hayan presentado ofertas y les habilita un espacio para introducir la palabra o palabras clave solicitadas (estas no llegan al órgano contratante dado que la herramienta sólo comprueba que el resumen criptográfico de la introducida coincida con la indicada en el momento de la presentación).
A partir del plazo de presentación de ofertas más 24 horas y hasta el momento de la apertura definidos, se pueden pedir todas las palabras claves para todos los sobres en una sola acción, o bien, sólo por uno de los sobres desde espacio de apertura de un sobre en concreto (una vez se ha accedido al sobre con la herramienta lupa).
Se debe tener en cuenta que si la palabra clave se pide desde el espacio de apertura de un sobre en concreto, (una vez se ha accedido al sobre con la herramienta lupa) la palabra clave se pedirá sólo para ese sobre y habrá que repetir la acción por el resto en caso de que existen.
Es importante solicitar las palabras clave con antelación suficiente para garantizar que estén introducidas en el momento en que sea necesario (necesariamente para la apertura de ese sobre) y poder gestionar las posibles dificultades asociadas a este proceso en caso de que se produzcan .
Si la empresa manifiesta que no dispone de la palabra clave ésta no se puede recuperar dado que la herramienta de Sobre Digital no la dispone en ningún momento. Por este motivo, se requiere necesariamente su introducción por parte de las empresas, antes del cierre y posterior envío de la oferta. Si las empresas licitadoras no las introducen, no se podrán descifrar los documentos ni, por tanto, acceder a su contenido, lo que impedirá su valoración.
En la herramienta se ha previsto, como medida de ayuda a las empresas para que custodien adecuadamente sus claves, que en la fase de presentación de las ofertas deban exportar obligatoriamente sus palabras clave. En caso de pérdida u olvido, pues, deben intentar localizar este fichero en el equipo desde el que hayan realizado la presentación. El archivo es de tipo texto plano (.TXT) y el nombre está formado por un número y el código de expediente (por ejemplo “1527823122813LIC-2018-09.txt”) en muchos casos se podrá encontrar en la carpeta de descargas.
Si la empresa no recuerda la palabra clave y todavía está en la fase de preparación de la oferta (dentro de plazo) se puede utilizar el botón “Eliminar”. Esta acción eliminará toda la documentación subida y permitirá definir una nueva palabra clave.
Si la empresa se encuentra en fase de cierre de oferta y no recuerda la palabra clave , puede volver a la preparación de la oferta y proceder a la eliminación de todas las palabras clave de todos los sobres. Cabe recordar que esta acción elimina toda la documentación subida ya continuación te permite definir una nueva palabra clave.
