El licitador ha de definir una paraula clau per a cada sobre xifrat que presenta a través de Sobre Digital (el Sobre A no requereix aquesta definició). Aquesta paraula clau és sol·licita per poder donar accés a l’obertura de la documentació presentada.
Per requerir-les, l’òrgan contractant (un dels custodis definits a la configuració de la licitació) ha de fer l’acció de demanar-la a través de l’eina d’obertura de Sobre Digital. Aquesta acció envia un correu als licitadors que hagin presentat ofertes i els habilita un espai per introduir la paraula o paraules clau sol·licitades (aquestes no arriben a l’òrgan contractant donat que l’eina només comprova que el resum criptogràfic de la introduida coincideixi amb la indicada en el moment de la presentació).
A partir del termini de presentació d’ofertes més 24 hores i fins al moment de l’obertura definits, es poden demanar totes les paraules claus per a tots els sobres en una sola acció, o bé, només per un dels sobres des de l’espai d’obertura d’un sobre en concret (una vegada s’ha accedit al sobre amb l’eina lupa).
S’ha de tenir en compte que si la paraula clau es demana des de l’espai d’obertura d’un sobre en concret, (una vegada s’ha accedit al sobre amb l’eina lupa) la paraula clau es demanarà només per a aquell sobre i caldrà repetir l’acció per la resta en cas que existeixen.
És important sol·licitar les paraules clau amb antelació suficient per garantir que estiguin introduïdes en el moment en que sigui necessari (necessàriament per a l’obertura d’aquell sobre) i poder gestionar les possibles dificultats associades a aquest procés en cas que es produeixin.
Si l’empresa manifesta que no disposa de la paraula clau aquesta no es pot recuperar donat que l’eina de Sobre Digital no la disposa en cap moment. Per aquest motiu, es requereix necessàriament la seva introducció per part les empreses, abans del tancament i posterior enviament de l’oferta. Si les empreses licitadores no les introdueixen, no es podran desxifrar els documents ni, per tant, accedir al seu contingut, la qual cosa n’impedirà la valoració.
En l’eina s’ha previst, com a mesura d’ajuda a les empreses perquè custodiïn adequadament les seves claus, que en la fase de presentació de les ofertes hagin d’exportar obligatòriament les paraules clau. En cas de pèrdua o oblit, doncs, han d’intentar localitzar aquest fitxer en l’equip des del qual hagin fet la presentació. El fitxer és de tipus text pla (.TXT) i el nom està format per un número i el codi d’expedient (per exemple “1527823122813LIC-2018-09.txt”) en molts casos es podrà trobar a la carpeta de descàrregues.
Si l’empresa no recorda la paraula clau i encara està en la fase de preparació de l’oferta (dins de termini) es pot fer servir el botó “Eliminar”. Aquesta acció eliminarà tota la documentació pujada i permetrà definir una nova paraula clau.
Si l’empresa es troba en fase de tancament d’oferta i no recorda la paraula clau, pot tornar a la preparació de l’oferta i procedir a l’eliminació de totes les paraules claus de tots els sobres. Cal recordar que aquesta acció elimina tota la documentació pujada i a continuació et permet definir una nova paraula clau.
